يجب على موظفي الاحوال الشخصية ان يجروا المعاملات المختصة بقيد وثائق الاحوال الشخصية في خلال ثمانية الايام التي تلي وصولها اليهم. ويجب ارسال خلاصات عن تلك المعاملات بلا ابطاء الى المختارين الذين يهمهم الامر والى المركزي لاجراء القيود واثبات الشروح اللازمة على الطرق الاتية:
(أ) قي قيود المواليد
يجب على موظفي الاحوال الشخصية على اثر قيد وثيقة الولادة في سجل المواليد, ان يذكر في حقل "الملاحظات " من السجل المذكور امام اسم المولود انموذج سجل الاحصاء الذي قيد فيه اسم والده والرقم المتسلسل المعطى لاسم الوالد في هذا السجل كما يجب عليه ان يذكر في حقل "الملاحظات " من سجل الاحصاء وامام اسم الوالد الرقم المتسلسل المختص بالمولود في سجل المواليد.
(ب ) في قيود الزواج والطلاق
يجب على موظفي الاحوال الشخصية ان يذكر في حقل "الملاحظات " من سجل الزواج (او الطلاق) امام اسمي المتزوجين (او المطلقين او المتهاجرين) نماذج وارقام سجلات الاحصاء التي قيد اسما الزوجين فيها قبل زواجهما (او طلاقهما) ويجب عليه ايضا ان يذكر في حقل "الملاحظات " امام اسميهما في سجلات الاحصاء المذكورة, عبارة عن زواجهما (او طلاقهما) وان يذكر معها ارقام قيودهما في سجل الزواج (او الطلاق).
(ت ) في قيود الوفيات
يجب على موظف الاحوال الشخصية ان يذكر في حقل "الملاحظات " من سجل الوفيات امام اسم الشخص المتوفى نموذج ورقم سجل الاحصاء الذي كان مقيدا فيه (واذا كان المتوفى مولودا حديثا يذكر رقم قيده في سجل المواليد). ويجب عليه ايضا ان يذكر في حقل "الملاحظات " من سجل الاحصاء (اوسجل المواليد) امام اسم المتوفى, عبارة عن وفاته مع رقم قيده في سجل الوفيات.
(ث ) في تغيير محل الاقامة
يجب على موظف الاحوال الشخصية ان يذكر في حقل "الملاحظات " من السجل المختص بتغيير محل الاقامة امام اسم الشخص المنتقل- انموذج ورقم سجل الاحصاء الذي يكون مقيدا فيه. كما يجب عليه ان يذكر في حقل "الملاحظات " من سجل الاحصاء امام اسم الشخص المشار اليه, عبارة عن نقل محل اقامته مع رقم قيده في السجل المختص بتغيير محل الاقامة ولا يكتفى حينذاك بارسال خلاصة عن تلك المعاملات الى قلم الاحوال الشخصية المركزي والى مختار الجهة التي انتقل اليها الشخص بل يجب ارسال خلاصة عنها ايضا الى المختار وموظف الاحوال الشخصية الموجودين في محل المنتقل الاصلي لاجل اصلاح القيد في سجلات الاحصاء .
|